Terça-feira, começo da manhã. A equipe da Vigilância Sanitária chega à recepção, se apresenta e pede a pasta sanitária. O fiscal folheia até a parte dos resíduos e não encontra o plano. O documento existe, a clínica pagou por ele, mas a única cópia ficou no e-mail do antigo responsável técnico. A vistoria pode terminar com um auto de infração por um papel que a clínica tinha.

A mesma cena acontece com o alvará guardado na gaveta da gerente, com o AVCB, ou o documento equivalente do Corpo de Bombeiros, que ficou com o dono do imóvel, e com o laudo de dedetização que a empresa terceirizada nunca mandou. Nas três situações o documento existe, e a clínica sai da vistoria tendo de explicar por que ele não estava lá.

O que é a pasta sanitária?

A pasta sanitária reúne num só lugar os documentos que mostram que a clínica funciona dentro das regras sanitárias. Costumo montá-la como um fichário, guardado perto da recepção, com os papéis na ordem em que a fiscalização costuma pedir.

Nenhuma norma nacional traz um modelo único de pasta para o país inteiro. Cada Vigilância Sanitária, municipal, estadual ou distrital, define o que quer ver. Alguns documentos aparecem em quase todas as listas porque vêm de normas nacionais, como o plano de gerenciamento de resíduos, exigido pela RDC nº 222/2018 da Anvisa.

O que costuma compor a pasta?

Os oito documentos abaixo aparecem com frequência nas exigências locais e servem de ponto de partida para a conferência.

  • CNPJ e contrato social da clínica.

  • Alvará de funcionamento.

  • Designação do responsável técnico, assinada e atualizada.

  • PGRSS, o plano de gerenciamento de resíduos de serviços de saúde.

  • Procedimentos operacionais padrão, os POPs, escritos para a rotina real da clínica.

  • AVCB, o auto de vistoria do Corpo de Bombeiros, ou o documento equivalente exigido pelo Corpo de Bombeiros local.

  • Certificados de manutenção dos equipamentos.

  • Laudos de dedetização.

Vários desses documentos têm data de validade, como o AVCB, os certificados de manutenção e os laudos de dedetização. A pasta montada no dia da inauguração envelhece sem que ninguém perceba. Os POPs envelhecem de outro jeito. A clínica muda o fluxo da esterilização ou troca de fornecedor, e o papel continua descrevendo a rotina antiga.

Quem confere a pasta antes da vistoria?

Dentro da clínica, a conferência costuma ficar com o responsável técnico ou com a gerência administrativa. Os dois conhecem a rotina de perto, e por isso mesmo deixam passar o documento que sempre esteve lá e venceu no mês passado.

Faço essa conferência com a clínica antes da vistoria, documento por documento, contra a lista oficial do órgão que fiscaliza o endereço. Em cada papel olho três coisas. Se ele existe, se está dentro da validade e se o nome e o CNPJ batem com os da clínica que vai ser vistoriada. A terceira pega muita clínica desprevenida depois de uma mudança de endereço ou de uma alteração no contrato social.

Defendo essa conferência antes de toda vistoria, inclusive na renovação do alvará, quando a clínica acha que já sabe o que o fiscal vai pedir. Uma pasta em ordem reduz o que a fiscalização encontra para questionar.

A pasta da sua clínica está montada? E quem foi a última pessoa a abri-la para conferir as datas?